Einsatz von Papier in der städtischen Verwaltung reduzieren

Die Stadtverordnetenversammlung möge beschließen:

  1. Der Magistrat wird aufgefordert, auf interner Verwaltungsebene verstärkt darauf zu achten, dass der Einsatz von Papier deutlich zurückgeht. Hierzu sollen unter anderem folgende Punkte umgesetzt werden:
  2. Die Magistratsunterlagen sollen – vertraulich und entsprechend passwortgeschützt – online für alle Magistratsmitglieder abrufbar sein. Hierzu ist eine entsprechende digitale Plattform zu errichten.
    Drucksachen sollen grundsätzlich nur noch in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden. Lediglich auf besonderen Wunsch soll eine gedruckte Papierversion zur Verfügung gestellt werden.
    Vertrauliche Unterlagen, wie z.B. Revisionsberichte, sollen den jeweiligen Magistratsberichten passwort- und kopiergeschützt angefügt werden. Hierzu ist zu prüfen, ob diese Umsetzung in PARLIS erfolgen kann oder ob aus Sicherheitsgründen eine externe digitale Plattform erstellt werden muss, auf die nur Mitglieder der Stadtverordnetenversammlung Zugriff haben.

Begründung:

Aus der Antwort auf die parlamentarische Frage 2457 geht hervor, dass die Stadtverwaltung im Jahr ca. 45 Mio. Blatt Papier verbraucht. Dabei entfallen allein ca. 3,3 Mio. Blatt auf parlamentarische Drucksachen. Diese Zahl gilt es deutlich zu reduzieren. Alleine durch die Digitalisierung der Magistratsunterlagen für die einzelnen Magistratssitzungen könnte eine große Menge Papier eingespart werden. Gerade vor dem Hintergrund, dass zurückgestellte Vorlagen immer wieder neu ausgedruckt und gemeinsam mit den neuen Vorlagen an die Magistratsmitglieder verteilt werden, wäre eine konsequente Digitalisierung sinnvoll. Auch die Drucksachen für die Stadtverordnetenversammlung sollten im digitalen Zeitalter primär in elektronischer Form zur Verfügung stellen. Lediglich auf besonderen Wunsch sollten die Drucksachen in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Auch vertrauliche Unterlagen sollten in einer sicheren Form digitalisiert werden und entsprechend über eine geschützte Plattform abrufbar sein. Diese Maßnahmen können bereits einen erheblichen Beitrag zur Reduzierung des Papierverbrauchs leisten.